Dar de baja comprobantes de pago puede ser un proceso confuso si no se está familiarizado con las normativas establecidas. Para llevar a cabo este trámite correctamente, es fundamental conocer los formularios que se deben utilizar y las condiciones bajo las cuales se puede solicitar la baja de documentos.
En este artículo, te explicamos en detalle el procedimiento para dar de baja comprobantes de pago físicos no emitidos, las series correspondientes y la cancelación de la autorización de impresión de comprobantes. Además, te mostramos cómo realizar este trámite en línea de manera sencilla utilizando la Clave SOL.
Índice
¿Cuándo es necesario dar de baja un comprobante de pago?
Existen diversas razones por las cuales una empresa o contribuyente puede necesitar dar de baja comprobantes de pago. Algunas de las situaciones más comunes incluyen:
- Comprobantes en mal estado: Si los documentos están deteriorados y no pueden utilizarse.
- Errores en la impresión: Cuando los comprobantes contienen información incorrecta o defectuosa.
- Cierre de un punto de emisión: En caso de que un negocio cierre una sucursal o punto de venta.
- Cancelación de la autorización de impresión: Si se decide no utilizar los comprobantes autorizados por la SUNAT.
Formularios para dar de baja comprobantes
Para realizar este procedimiento, existen diferentes formularios que deben utilizarse según el tipo de baja que se requiera:
- Formulario N° 825: Este formulario es denominado "Declaración de Baja y Cancelación" y es utilizado en casos de baja de series de comprobantes o baja por deterioro.
- Formulario Virtual N° 855: Se emplea para la baja de comprobantes de pago físicos no emitidos, la baja de series y la cancelación de la autorización de impresión.
Pasos para dar de baja comprobantes de pago en SUNAT
Para llevar a cabo este procedimiento en línea, es necesario tener la Clave SOL y seguir los siguientes pasos:
- Acceder a la plataforma de SUNAT Operaciones en Línea con la Clave SOL.
- Ir al menú de Comprobantes de Pago y seleccionar la opción Formulario 855.
- Seleccionar el motivo de la baja, eligiendo la opción 855-2 Baja de Comprobantes de Pago.
- Ingresar la fecha de baja y especificar los comprobantes que se van a dar de baja.
- Revisar la información y confirmar la solicitud.
- Descargar la constancia de baja emitida por la SUNAT.
Plazos para la baja de comprobantes
Es importante recordar que existen fechas límite para dar de baja comprobantes de pago según el año en que fueron impresos. Algunos ejemplos son:
- Para comprobantes de pago impresos en el año 2014, la fecha máxima de baja fue el 31 de octubre de 2015.
- Para los comprobantes impresos en el año 2015, la fecha máxima fue el 31 de diciembre de 2015.
Si un comprobante no se da de baja dentro del plazo establecido, perderá su validez y no podrá utilizarse en operaciones comerciales.
Puntos a considerar al dar de baja comprobantes
Al realizar este proceso, es fundamental tener en cuenta lo siguiente:
- No implica la baja de una serie completa: Solo se dan de baja los comprobantes que no han sido utilizados.
- No se puede imprimir una nueva serie: La baja de comprobantes no autoriza la impresión de una nueva serie sin solicitarla formalmente.
- Guardar la constancia de baja: Es recomendable conservar la constancia para futuras auditorías o requerimientos fiscales.
Realizar correctamente la baja de comprobantes de pago es una parte importante de la gestión contable de una empresa. Conocer los formularios adecuados, los plazos y los pasos a seguir facilitará este trámite, evitando problemas con la autoridad tributaria.