Google Workspace es una plataforma ampliamente utilizada por empresas y autónomos para gestionar correos electrónicos, almacenamiento en la nube y herramientas colaborativas. Sin embargo, en algunas situaciones, puede ser necesario cancelar la suscripción, ya sea por cambio de servicios o por una reestructuración empresarial.
En este artículo, explicamos de manera detallada cómo dar de baja Google Workspace, qué aspectos debes tener en cuenta antes de hacerlo y cómo evitar la pérdida de información relevante. Además, te proporcionamos pasos específicos dependiendo del tipo de suscripción que tengas.
Índice
- ¿Qué sucede al cancelar Google Workspace?
- Plazos y facturación tras la cancelación
- Paso 1: Hacer una copia de seguridad de los datos
- Paso 2: Ingresar a la consola de administración de Google
- Paso 3: Opciones tras la cancelación
- ¿Puedo reactivar Google Workspace tras la cancelación?
- Alternativas a Google Workspace
¿Qué sucede al cancelar Google Workspace?
Cancelar Google Workspace implica la pérdida de acceso a los servicios principales como Gmail, Calendar, Drive y Meet. Sin embargo, algunos servicios adicionales de Google como YouTube, Google Photos y Google Ads seguirán estando disponibles si tienes una cuenta personal vinculada.
Si utilizas Cloud Identity, todavía conservarás acceso a aplicaciones como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, aunque sin los controles administrativos avanzados, como auditorías y reportes.
Plazos y facturación tras la cancelación
El efecto de la cancelación varía según el tipo de plan contratado:
- Plan flexible: La facturación se detiene automáticamente al finalizar el mes en curso.
- Plan anual o de duración fija: Se te cobrará cualquier monto pendiente por el resto del contrato.
En caso de estar en el periodo de prueba de 14 días, puedes cancelar la suscripción sin que se genere ningún cargo.
Paso 1: Hacer una copia de seguridad de los datos
Antes de cancelar tu suscripción, es fundamental guardar cualquier información importante almacenada en Google Workspace. Esto incluye:
- Correos electrónicos: Exporta tus mensajes utilizando la herramienta Google Takeout.
- Archivos de Drive: Descarga documentos y archivos importantes manualmente o usa Google Takeout.
- Contactos y calendarios: Exporta tus contactos y eventos en formatos compatibles.
- Registros de facturación: Guarda los recibos anteriores por si necesitas referencias futuras.
Paso 2: Ingresar a la consola de administración de Google
Para cancelar tu suscripción, sigue los siguientes pasos dentro de la consola de administración de Google:
- Accede a Google Admin Console con tu cuenta de administrador.
- Dirígete a la sección de Facturación y selecciona Suscripciones.
- Elige la suscripción de Google Workspace que deseas cancelar.
- Haz clic en Más y luego en Cancelar suscripción.
- Confirma la cancelación ingresando tu correo electrónico.
Una vez finalizado este proceso, recibirás un correo de confirmación notificando el cambio en tu cuenta.
Paso 3: Opciones tras la cancelación
Después de cancelar Google Workspace, puedes optar por:
- Eliminar completamente la cuenta de Google de tu empresa, lo que liberará el dominio en 24 horas.
- Conservar los datos de los usuarios, permitiendo que sus cuentas se conviertan en cuentas personales no administradas.
Si deseas eliminar tu cuenta empresarial, asegúrate de seguir estos pasos adicionales:
- Eliminar cualquier aplicación de Google Marketplace.
- Hacer una última copia de seguridad de datos relevantes.
- Cancelar otras suscripciones activas antes de proceder.
¿Puedo reactivar Google Workspace tras la cancelación?
Si cancelaste tu suscripción, tienes hasta 51 días para volver a suscribirte sin perder datos relevantes. Pasado ese tiempo, deberás esperar un total de 84 días hasta que finalice el proceso de cancelación.
Alternativas a Google Workspace
Si decides dejar Google Workspace, existen diferentes soluciones alternativas como:
- Microsoft 365: Ofrece herramientas empresariales de colaboración similares.
- Dropbox Business: Enfocado en almacenamiento y compartición de documentos.
- Autohospedaje con servidores de correo como Microsoft Exchange.
Existen otras plataformas según las necesidades de tu empresa, por lo que es recomendable investigar antes de tomar una decisión final.
Cancelar Google Workspace es un proceso que debe realizarse con cuidado para evitar la pérdida accidental de información esencial. Es importante hacer copias de seguridad, revisar las opciones de facturación y considerar alternativas antes de finalizar el proceso. Si en un futuro decides regresar, Google permite reactivar la suscripción en un período limitado de tiempo.